روابط عمومی مجموعه‌ای از اقدامات و کوششهای حساب‌شده‌ای است که هر سازمان برای برقراری ارتباط موثر و هدفمند با گروه‌هایی که با سازمان در ارتباطند انجام می‌دهد.
روابط عمومی کار روبه‌رو شدن یک سازمان یا موسسه را با مخاطبانش از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌دهد که به منافع مشترکشان مربوط است. سخنرانی در کنفرانس‌ها، کار با رسانه‌ها، ارتباطات بحران، اشتغال به امور اجتماعی از طریق رسانه‌ها و ارتباط با کارکنان در زمره وظایف این حرفه‌است. فعالیت روابط عمومی چندان مستقیم و ملموس نیست و همین فرق آن با تبلیغات است. کار روابط عمومی می‌تواند برای ساختن روابط تفاهم‌آمیز با کارکنان، مشتریان، سرمایه‌گذاران، رأی‌دهندگان و عموم مردم به کاررود.
تقریباً هر سازمانی که با افکار عمومی سر و کار دارد و نیازمند تصویر روشنی از خود نزد آن است، گونه‌ای از روابط عمومی را به خدمت می‌گیرد. برخی از رشته‌های مرتبط تحت نام ارتباطات شرکتی نظیر روابط رسانه‌ای، روابط سرمایه‌گذاری، ارتباطات داخلی و روابط کار وجود دارند که به فعالیتهای روابط عمومی ربط دارند. کارکنان روابط عمومی عموماً توجه خود را به ساختن مناسباتشان با همگان‌هایی معطوف می‌کنند که به همسازی با آنها بینجامد. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان و موسسه خود به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارت‌ها به شدت مورد نیازند زیرا در رشته روابط عمومی ارتباط پیوسته‌ای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاست‌های همگانی ایفا می‌کنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشه‌ورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطه این مهارت به حل مشکلات احتمالی مشتریان و موکلان خود اقدام کنند.
روابط عمومی دارای چندین قلمرو کاری مشخص است و از همه مقبولتر روابط عمومی مالی، روابط عمومی فراورده و روابط عمومی بحران است:
روابط عمومی مالی عمدتاً اطلاعات گزارشگران تجاری را فراهم می‌کند.
روابط عمومی فراورده برای یک فراورده ویژه یا خدمات (به جای استفاده از آگهی بازرگانی) شهرت به دست می‌آورد.
روابط عمومی بحران به اتهام‌های ناروا و اطلاعات نادرست پاسخ می‌دهد.
تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات
یکی از بزرگترین تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات در برنامه‌ریزی است به طوری که روابط عمومی برای بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند اما تبلیغات در کوتاه‌ترین زمان ممکن به‌دنبال نتیجه‌است و البته این ریسک کار را بالا می‌برد. روابط عمومی با صبر وحوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتری و ارائه خدمات بهتر سعی در دائمی کردن مشتریان و مخاطبان شرکت دارد.
ارئه چهره واقعی و شفاف شرکت به مشتریان، از وظایف مهم روابط عمومی است و اگر این درک بوجود آید که مشتریان صاحبان اصلی شرکت هستند و بدون وجود آنها شرکت وسود دهی معنی نخواهد داشت در می‌یابیم که باید به روابط عمومی حرفه‌ای به دیده یک عنصر و یک لازمه در هر سازمانی نگریسته شود.
مدیران عامل و مدیران رده‌های بالا زمان کافی برای رسیدگی به سیل اطلاعاتی که هر روزه به سازمان‌ها سرازیر می‌شوند، ندارند والبته تمام این اطلاعات نیز به کار آنها نمی‌آید در این زمینه دسته بندی این اطلاعات، به روز آوری آنها و شناخت ارتباط آنها با سمت‌های متفاوت مدیران نه تنها به صرفه جویی در زمان آنها کمک فراوانی می‌کند بلکه باعث جلوگیری از پراکندگی و سردر گمی واحدهای مختلف سازمان می‌شود. این کاتالیزور تصمیم گیری در سازمان تا حد زیادی به مشتریان نیز کمک می‌کند. و آنها هم می‌دانند برای مطالبات خود به کجا مراجعه نمایند.
امروزه مشتری مداری نه به عنوان یک شعار که به عنوان یک رکن اصلی در سود آوری و بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها به موضوعی حیاتی تبدیل شده‌است و دیگر نمی‌توان با شعار دادن بدون عمل گفت که سازمانی به این امر پرداخته‌است یا سازمان این ادعا را داشته باشد در حالیکه در عمل مشتریان رضایتی از سازمان ندارند.
بازگو کردن واقعیت‌های سازمان‌ها برای مشتریان و حد این شفاف سازی دغدغه اصلی روابط عمومی‌ها است چرا که آنجا که پای بازگو کردن اسرار سازمان در میان است میان حقوق مشتری و اسرار سازمان باید به بهترین نحو توازن برقرار کرد.
ساختن چهره‌ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان اصلی سازمان یا شرکت و نیز مطرح کردن نام یا برند در بین این همه سازمان و شرکت که روزانه به تعداد آنها افزوده می‌شود، کاری است که تنها یک روابط عمومی حرفه‌ای و آگاه از عهده آن بر می‌آید.
روابط عمومی به دنبال سود دو طرفه‌است و مثل تبلیغات تنها به سود سازمان خود فکر نمی‌کند و در واقع روابط عمومی تلاش دارد تا با ارتباطی هدفمند و موثر، ضمن برآوردن نیازهای سازمان خود در جهت شکل دهی صحیح به ارتباط مشتریان و سازمانش اقدام کند و از این طریق ارتباط مخاطبان با سازمان را تسهیل کند.
خواسته ها و انتظارات جامعه روابط عمومی
به مناسبت روز ملی روابط عمومی و ارتباطات از سوی انجمن متخصصان روابط عمومی اعلام شد: – روابط عمومی به عنوان یک علم، فن و هنر ارتباطی در ایران با قدمت 61 ساله هنوز با مشکلات وتنگناهای بسیاری در راستای رسیدن به توسعه و پیشرفت و حرفه ای شدن قرار دارد، فقدان نگرشی علمی، کارشناسی و حرفه ای به این رشته و… بخش اندکی از موانع رسیدن روابط عمومی ها به استانداردهای علمی و حرفه ای در ایران است
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- روابط عمومی به عنوان یک علم، فن و هنر ارتباطی در ایران با قدمت 61 ساله هنوز با مشکلات وتنگناهای بسیاری در راستای رسیدن به توسعه و پیشرفت و حرفه ای شدن قرار دارد، فقدان نگرشی علمی، کارشناسی و حرفه ای به این رشته، نداشتن قانون و ساختار و شرح وظایف واحد و مدون، بی توجهی به موضوع آموزش تخصصی درسطوح دانشگاهی و ضمن خدمت در سازمان ها، عدم حمایت لازم از واحدهای روابط عمومی از سوی مدیران ارشد سازمان ها، کمبود نیروی انسانی متخصص و کار آمد، نبود معیارهای علمی وتخصصی برای انتصاب مدیران روابط عمومی، نداشتن ردیف مسقل اعتباری و…بخش اندکی از موانع رسیدن روابط عمومی ها به استانداردهای علمی و حرفه ای در ایران است که امید است با برنامه ریزی و توجه متولیان امر روابط عمومی در کشور و مشارکت و فعالیت حرفه ای شاغلان این حوزه شاهد برطرف شدن سریع تر این موانع و گام برداشتن در مسیر پیشرفت وت وسعه این حرفه در کشور باشیم، در همین ارتباط به مناسبت 27 اردیبهشت ماه روز ملی روابط عمومی و ارتباطات، مهمترین انتظارات و خواسته های جامعه روابط عمومی ایران که برخی مشکلات آن دارای قدمت چندین دهه را دارد از سوی انجمن منتخصصان روابط عمومی به شرح زیر اعلام می گردد. این انجمن بر اساس مطالعات کارشناسی و در سایه تجارب عملی بیش ازیک دهه فعالیت علمی وتخصصی، مصرانه می خواهد که توصیه ها و پیشنهاد های ذیل، دقیقا در مسیر اجرا قرار گیرد تا زمینه ها و شرایط مساعد برای رشد و بالندگی اعتلای دانش روابط عمومی در کشور فراهم آید:
1) روابط عمومی در ایران نیازمند متولیانی می باشد که با تدوین برنامه جامع توسعه ای نسبت به اجرا، نظارت وارزیابی مستمر آن اهتمام ورزند. .همچنین تدوین ساختار و جایگاه مناسب سازمانی، تعیین شاخص های شایستگی برای انتصاب مدیران، منشور اخلاق حرفه ای، ملاک های ارزیابی عملکرد، استاندارد سازی فعالیت ها، حفظ و صیانت از حقوق صنفی و حرفه ای و دیگر عرصه های مرتبط با روابط عمومی را در دستور کار قرار دهند.
2) روابط عمومی در ایران هنوز از فقدان یک قانون و ساختار جامع رنج می برد و این امر نه تنها بسیاری از فرصت های رشد و خدمت رسانی را از روابط عمومی ها گرفته، بلکه بهره گیری از ظرفیت های محدود فعلی را نیز برای آنها دشوار ساخته است؛ ضروری است که با تشکیل یک کارگروه تخصصی، نسبت به تنظیم و تدوین و تصویب این قانون اقدام و برای اجرا به کلیه سازمان ها و نهادهای دولتی ابلاغ گردد.
3) آیین نامه های اجرایی وظایف و اختیارات روابط عمومی های دستگاه های اجرایی که بارها از سوی دولت های مختلف صادر و به دستگاه های اجرایی ابلاغ شده است مورد بازنگری مجدد قرارگرفته و کلیه مدیران سازمان ها و دستگاه های دولتی ملزم به اجرا ی کامل آن در سازمان ها شوند تا ضمن پرهیز از برخوردهای سلیقه ای، امکان هماهنگی و یکپارچگی در فعالیت ها و واحدهای روابط عمومی فراهم آید.
4) با توجه به نقش مهم وت اثیرگذار انتصاب مدیران تخصصی در روابط عمومی ها لازم است مدیران ارشد سازمان ها، شایسته سالاری را درانتصاب مدیران روابط عمومی درسرلوحه تصمیم گیرهای خود قرار داده و به صرف گذاشتن فردی مورد اعتماد اتکا کنند چراکه روابط عمومی فعالیتی تخصصی بوده و باید مدیران آن نیز از دانش روابط عمومی بهره مند و تجربه و تسلط لازم را بر امور متخلف دارا باشند تا در گذرگاها بتوانند به موقع و درست تصمیم گیری نمایند.
5) با توجه به کمبود نیروی انسانی متخصص در روابط عمومی ها، برمتولیان روابط عمومی لازم است بستری قانونی برای جذب و به کارگیری فارغ التحصیلان روابط عمومی در واحدهای روابط عمومی فراهم آید.
6) کلید اصلی رشد مستمر و حرکت شتابنده به سوی وضعیت آرمانی در روابط عمومی مستلزم اهتمام در بهسازی نیروی انسانی است و این امر مهم به کمک آموزش امکان پذیر است. از این رو انتظار می رود طراحی و اجرای دوره های آموزشی آکادمیک در دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی در رشته روابط عمومی و گرایش های وابسته با جدیت بیشتری دنبال شود و برای آموزش های قبل از خدمت و ضمن خدمت نیز از سوی مدیران ارشد سازمان ها و مدیران روابط عمومی اهتمام جدی به عمل آید. بدیهی است طراحی و اجرای یک پژوهش جامع به منظور سنجش نیازهای آموزشی و اولویت بندی واجرای مستمرآنها می تواند بر غنای فعالیت های آموزشی روابط عمومی بیفزاید.
7) دستیابی به اهداف کلان روابط عمومی و کمک به ارتقای جایگاه و افزایش کارایی آن بدون آگاهی کامل مدیران ارشد سازمان از اهمیت و اثربخشی روابط عمومی امکان پذیر نیست. بنابراین، توجیه مدیران ارشد سازمان ها نسبت به این امر و تقویت انگیزه آنان برای حمایت جدی و همه جانبه از روابط عمومی ها باید در دستور کار قرار گیرد و دولت فعالانه در این مسیر گام بردارد
8) از آنجا که فعالیت های روابط عمومی بویژه در حوزه های تبلیغی واتتشاراتی نیازمند بودجه واعتبار می باشد لازم است نسبت به اختصاص ردیف مستقل اعتبار براساس برنامه مصوب روابط عمومی ها برای هر سال اقدام گردد.
9) نظر به اینکه تولید علم و سرعت بخشیدن به جنبش نرم افزاری در موضوعات مختلف و از جمله روابط عمومی همواره مورد تاکید مقامات ارشد نظام بوده است، ضرورت توسعه فعالیت های ارتباطات الکترونیکی و پژوهشی در عرصه روابط عمومی به همراه پژوهش های کاربردی بیش از پیش احساس می شود.
10) شکل گیری انجمن ها و موسسات تخصصی و حرفه ای در عرصه روابط عمومی، فرصت ها و ظرفیت های فراوانی را در اختیار دولتمردان قرار می دهد تا از آنها به عنوان بازوهای کارشناسی و ارایه دهندگان خدمات تخصصی ومشاوره ای در جهت نیل به اهداف شان بهره گیرند. انتظار می رود حمایت جدی از این تشکل ها صورت گرفته و در برنامه ریزی ها از مشارکت آنان استفاده گردد.
انجمن متخصصان روابط عمومی